O uso do e-mail no ambiente de trabalho
O e-mail tem se tornado uma das ferramentas mais importantes dentro da comunicação empresarial e do mundo corporativo. Através dele é possível contato entre os colaboradores, com fornecedores, clientes e outros públicos. Atualmente, as empresas utilizam e-mails corporativos como forma de aperfeiçoar o trabalho e tornar a comunicação mais rápida e eficaz. Serve também como registro de ações e tomadas de decisões por parte da equipe.
Embora muito eficaz, o uso do e-mail traz consigo algumas problemáticas no meio organizacional. Entre elas podemos listar: a má utilização deste recurso, que muitas vezes se torna porta para vírus que afetam programas e a infraestrutura de rede da empresa, causando vários danos e prejuízos; a utilização do e-mail da empresa para conversas; correntes de oração e até mesmo para tratar de questões sociais.
O uso do e-mail no ambiente corporativo exige do profissional alguns cuidados que discutiremos ao longo deste tópico, além de abordar também a questão da comunicação escrita. Afinal, não se pode fazer feio na hora de enviar uma mensagem.
Para Vieira (2007, p. 96), “o e-mail vai dar uma dimensão inimaginável às possibilidades de comunicação e, como tal, é inquestionável. Porém, sua facilidade e agilidade não justificam a má redação”. Ele pode ser utilizado em diversas situações:
• Para comunicação em geral e também como meio de formalizar certos pedidos, solicitações e registros;
• Para agendamentos e confirmações de compromissos;
• Para responder e-mails recebidos;
• Para contatos comerciais;
• Como suplemento para outras formas de comunicação e a substituição do papel;
• Como follow-up de uma reunião;
• Quando é o melhor meio para se ganhar tempo no envio de algum material ou documento.
Segundo Andrade (2002), deveríamos escrever um e-mail da mesma forma que escrevemos uma carta no papel. O problema é que muitas pessoas acabam relacionando-o como um bate-papo, levando em consideração que dependendo da intimidade que você tem com o destinatário pode até redigir um e-mail mais informal, sem muitas preocupações.