Informativo sobre criação de contas de e-mail de departamento ou eventos no GSuite
O CTIC informa que a utilização da conta de e-mail por várias pessoas ao mesmo tempo constitui uma ameaça de segurança, conforme descrito na política de uso do e-mail. Quando ocorrem acessos simultâneos o Google alerta o gestor do domínio sobre fraudes na Conta (compartilhamento de senha individual) e em alguns casos realiza o bloqueio.
Em razão do exposto, este CTIC informa que não serão criadas contas de e-mail para departamentos/eventos.
Em alternativa a esta restrição, estamos realizando a criação de uma caixa de entrada Colaborativa (uma modalidade de grupo do Google). O seu funcionamento é simples, semelhante ao de um e-mail individual: O remetente irá encaminhar o e-mail para o endereço da Caixa de Entrada Colaborativa e ao realizar este envio todos os outros membros do grupo receberão o e-mail em suas caixas de e-mail.
Abaixo temos um exemplo do funcionamento:
Quando uma pessoa encaminhar email para ctic@unifesspa.edu.br, esta mensagem chegará nas caixas de todos os participantes e gerentes da lista/grupo.
Os participantes que tiverem permissão poderão responder à mensagem como remetente ctic@unifesspa.edu.br, sendo necessário a seleção do respondente no momento do envio do e-mail.
Esta solução possui uma série de benefícios, tais como:
1) Não existe necessidade de preocupação com armazenamento pois o Gsuite For Education oferece espaço ilimitado para as contas de e-mail institucional;
2) Cada lista deve ter pelo menos um gestor o qual poderá indicar quais outras contas de e-mail terão acesso ao grupo para recebimento das mensagens;
3) O gestor da lista pode indicar quais contas terão permissão para enviar mensagens pela lista criada;
4) Todos os membros da lista recebem uma marcação das mensagens resolvidas/respondidas por qualquer um dos membros da lista;
5) As mensagens da lista recebida podem ser organizadas com marcadores para distinguir das mensagens do seu e-mail;
6) Caso algum e-mail seja apagado da conta pessoal o gestor da lista terá acesso aos registros que ficam gravados no Google Groups;
7) Evitar que você precise ficar logado em várias contas ao mesmo tempo.
Abaixo estão os links dos principais tutoriais para o gerenciamento de sua lista/grupo que será criada:
Acessando Grupos do Google: https://bit.ly/30gJLnn
Encontrar e participar de um grupo: https://bit.ly/391cUa2
Aceitar solicitações para participar de um grupo: https://bit.ly/2Cm1hhY
Adicionar/remover usuários diretamente ao seu grupo: https://bit.ly/3fBInSQ
Definindo permissões para os membros do grupo: https://bit.ly/32qZNxx
Ver todos os participantes de um grupo: https://bit.ly/2WqUevf
Sair de um grupo: https://bit.ly/32nSpTE
Iniciando uma nova conversa: https://bit.ly/2CKcjOc
Ler e responder as postagens: https://bit.ly/3jeMPJA
Excluindo uma postagem: https://bit.ly/30eWVkY
Moderar mensagens: https://bit.ly/3jaWD79
Em caso de dúvidas sobre o funcionamento do serviço acesse a página https://helpdesk.unifesspa.edu.br/gsuite-unifesspa/ ou entre em contato conosco pelos canais de comunicação:
Telefone/whatsapp: (94) 2101-5945
Abertura de chamado: https://atendimento.unifesspa.edu.br